Controle de caixa escolar: 12 dicas de como fazer

Gestor, escrevemos esse texto para te apoiar no desafio de manter o controle de caixa escolar organizado e estruturado. Trouxemos dicas que vão contribuir na elaboração e acompanhamento dessa tarefa, garantindo a saúde financeira e a qualidade de ensino da sua instituição.

Entenda o que é o fluxo de caixa da escola

Além dos desafios semelhantes a todas as empresas, as instituições escolares se diferenciam por executarem uma função social: a preparação dos estudantes para a cidadania e para o mercado de trabalho.

Tal desafio exige que todo o corpo docente, a estrutura escolar e os materiais pedagógicos estejam alinhados a esse propósito. Nas escolas privadas, principalmente, não é possível garantir tais objetivos sem que o fluxo financeiro esteja organizado e saudável. 

O fluxo de caixa é o controle da entrada e saída de dinheiro de um empreendimento, sendo uma ferramenta essencial para a manutenção de qualquer que seja o negócio.

É um instrumento para a gestão financeira, abrangendo a movimentação de valores de entrada, saída, inadimplência e investimentos, contabilizados em um período de tempo, visando a sustentabilidade e previsibilidade das contas.

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Qual a importância de um fluxo de caixa?

Com o controle de caixa escolar é possível compreender como a curva dos gastos e ganhos se comporta ao longo do tempo. Por exemplo, ao final do ano será possível analisar quais os meses com o maior percentual de custos e de lucro, o que permite uma análise dos recursos mais completa e efetiva do ano.

Conduzir a saúde financeira da instituição por meio do controle de caixa escolar permite ao gestor criar estratégias para a captação de recursos e aperfeiçoar a administração escolar.

Outra possibilidade de acompanhar o fluxo financeiro da escola é a previsibilidade. Sendo possível conhecer os meses de baixa e elaborar alternativas com os demais colaboradores da administração escolar e as famílias, para enfrentar os atrasos de pagamento, oferecendo descontos ao quitarem as mensalidades antecipadamente. 

Outra vantagem do controle de caixa escolar é a negociação dos preços com fornecedores com maior vantagem para a instituição, a partir do adiantamento do pagamento dos valores. 

Ao ter em mãos um instrumento de análise e previsibilidade, a gestão tem o potencial de criar oportunidades para direcionar investimentos importantes na sala de aula, principalmente contribuindo para a admissão de materiais e metodologias pedagógicas inovadoras, assim como de profissionais qualificados. 

O que influi diretamente na qualidade do ensino da sua instituição, tornando-a mais competitiva e referência na sua região. 

Dicas de como fazer o controle de caixa escolar na prática

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Dica 1: faça um planejamento de curto e longo prazo. Organizando suas finanças por períodos de tempo, com previsões mensais e anuais.

Dica 2: construa uma rotina diária de registro das movimentações do caixa escolar. Esse acompanhamento cotidiano é fundamental para que se compreenda com clareza todas as despesas da sua instituição.

Dica 3: não basta alimentar diariamente seu fluxo de caixa escolar sem levar em consideração os valores planejados para os custos e investimentos. 

Por exemplo, se a inadimplência na sua instituição é baixa, por qual razão sua receita é menor que os gastos fixos e variáveis? Ter controle desses aspectos é fundamental para reestruturar ou fazer as mudanças necessárias. 

Isso possibilita compreender o padrão de despesas e o que pode ser evitado e ampliado. Ter disciplina para elaborar um relatório diário, é nossa dica de ouro!

Dica 4: agrupe as despesas em fixas e variáveis no seu controle de caixa escolar. Crie nomenclaturas padrões para compor grupos de gastos. Isso fará com que você mapeie com mais facilidade e compreenda em qual categoria de custos consiste seu maior investimento.

Dica 5: adicione ao seu controle de caixa escolar uma coluna para descrever as expectativas de gastos previstos e efetuadas, de fato, no mês. Assim como as expectativas de valores esperados e os realmente recebidos.

Dica 6: registre todos os valores do cofre da escola no fluxo financeiro. É fundamental ter em mente o que se tem guardado para fundamentar as tomadas de decisão, a fim de que sejam executadas de forma segura para a saúde fiscal da escola. 

Dica 7: adicione à planilha orçamentária do controle de caixa escolar todos os valores dos projetos a serem realizados, a precificação das reformas e tecnologias que a escola pretende implementar.

Dica 8: defina anualmente quanto do seu orçamento será gasto em determinadas categorias. Por exemplo, na reforma da área de lazer da escola, até qual o percentual do orçamento para despesas variáveis é possível gastar? E na compra de novos bancos do pátio? 

Valores predeterminados facilitam no momento de controle dos custos. Nossa sugestão é evitar concessões, para não haver descontrole de caixa escolar.

Dica 9: mantenha as contas em dia! Escolher uma data mensal como padrão para executar os pagamentos de contas, rendimentos dos profissionais e demais colaboradores, ajuda na previsibilidade e controle de caixa escolar.

Dica 10: invista nos relacionamentos com seus fornecedores e famílias. Além de fomentar uma relação de fidelização, você também estará promovendo uma troca de confiança, o que pode ser essencial em momentos de crise.

Dica 11: controle o estoque da escola! Será mesmo que é necessário repetir a compra de folhas de ofício ou de produtos de limpeza este mês? Ter em mãos relatórios periódicos dos produtos que se possui e seu consumo, ao longo de determinados períodos, é um caminho para evitar desperdícios.

Dica 12: escolher uma plataforma digital para auxiliar a ampliar o controle financeiro da sua escola pode ser um grande passo para gerir sua instituição com mais eficiência e assertividade.

Elas apoiam na realização dos cálculos, diminuem a probabilidade de erros, dão suporte para a análise dos dados financeiros, entre outras funcionalidades relativas às finanças da escola. 

Gestor, quer continuar ampliando seus conhecimentos sobre administração escolar? Então acesse agora o texto Campanha de matrícula escolar: como reter alunos. 

No artigo você vai encontrar um guia exclusivo para te apoiar na rematrícula do seu corpo discente, um passo fundamental para ampliar as receitas do seu fluxo de caixa escolar.

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