Gestão administrativa escolar: o que é e quais os desafios

Hoje nosso diálogo é com o autor Manoel Bergström. Vamos refletir sobre a gestão administrativa escolar e as principais atribuições dessa importante função. Confira!

O que é a gestão administrativa escolar?

A gestão administrativa escolar é aquela que assume a responsabilidade por diversos setores em uma instituição: financeiro, jurídico, pedagógico e outros.

Ela engloba o conjunto de estratégias que possibilitam o trabalho pedagógico na escola. São essas ações administrativas que integram e estruturam os recursos e processos em busca da melhoria contínua do ensino e da aprendizagem.

Seja qual for a área de atuação, a gestão administrativa escolar deve ter clareza sobre os propósitos do trabalho, as pessoas envolvidas, os recursos disponíveis, os locais e os momentos de atuação, assim como os métodos a serem empregados.

Uma administração eficaz opera de maneira fundamentada e democrática, baseada em informações abrangentes e muita pesquisa. Ou seja, qualquer tomada de decisão deve ser respaldada por análises de situações passadas e possíveis consequências futuras.

Quais são os focos da ação administrativa escolar?

De acordo com o autor Manoel Bergström, em “Organização e Administração Escolar: curso básico” (INEP/MEC), um bom regime de gestão administrativa escolar tem em vista as situações problemáticas inevitáveis e a prevenção de novos problemas em diferentes escalas. Por isso:

“A orientação geral do administrador será sempre a de satisfazer, reduzir e eliminar necessidades, ocorrentes e futuras. Quando bem se compreenda essa ideia, verifica-se que as funções capitais de planejar e programar, coordenar e dirigir, verificar e controlar aplicam-se nos mais variados níveis, escalas e formas administrativas."

Ao considerar a dimensão administrativa da escola, gestores devem focar nas seguintes modalidades de ação, que se articulam e complementam:

Planejar e programar

Planejar é definir o que se deve realizar, em qualidade e quantidade. Programar é estruturar e estabelecer objetivos que permitam a realização daquilo que foi planejado.

Planejamentos e programas podem se referir a projetos pontuais, integrais, de curto e de longo prazo.

Em termos de gestão financeira, por exemplo, o planejamento seria a definição de um orçamento anual para a escola, considerando todos os gastos com manutenção, materiais, recursos, salários de funcionários, etc.

A programação, por outro lado, envolveria olhar para o planejamento e decidir como e quando esses fundos serão alocados.

Dirigir e coordenar

No âmbito da gestão administrativa escolar, esse aspecto é um dos mais importantes. Inclusive, no senso comum, administrar, muitas vezes, é sinônimo de dirigir.

Dirigir e coordenar implica na divisão de tarefas e demarcação de responsabilidades.

Para decisões assertivas nesse escopo da administração, gestores devem conhecer bem tanto os métodos e operações, quanto a motivação, disposições e pontos fortes de sua equipe.

Por exemplo: considere que a escola irá organizar uma feira literária para as famílias.

O gestor administrativo é aquele que delega as funções:

• Quem irá cuidar da organização da feira e realizar a curadoria de livros?
• Quais funcionários serão responsáveis pela logística?
• Quem vai liderar os processos de comunicação e divulgação?

Comunicar e inspecionar

"Nota-se que as palavras ‘comunidade’ e ‘comunicação’ têm uma mesma raiz", diz Bergström. Para qualquer instituição funcionar bem, é importante que existam canais adequados de comunicação.

Indispensável para uma gestão administrativa escolar eficiente, a comunicação fortalece o processo de colaboração.

As informações sobre os processos e fluxos de trabalho devem circular de forma desimpedida. Líderes e liderados devem manter a escuta ativa e o diálogo constante!

É a partir de uma boa comunicação que a própria inspeção e supervisão das atividades escolares se faz possível.

Aqui, inspecionar não traz o sentido de disciplinar, e sim de acompanhar, analisar e debater as condições e circunstâncias dos diferentes fluxos de trabalho dentro do ambiente escolar.

Ou seja, é durante os momentos de supervisão que a comunicação se renova e promove novos caminhos!

Por isso, gestor, reuniões periódicas de equipe, momentos de feedback e canais seguros de comunicação são pontos essenciais de qualquer processo administrativo.

Controlar e pesquisar

Processos eficazes de comunicação e inspeção se transformam em oportunidades de controle e pesquisa.

Segundo Bergström, nesse aspecto da gestão administrativa escolar, controlar significa

"confrontar o desempenho de papéis diferenciados, ou verificar a forma pela qual as responsabilidades de cada qual são aceitas e correspondidas; e pesquisar, levar adiante essa análise, nos elementos, fatores gerais e circunstâncias ocasionais do trabalho."

Ou seja, o controle não tem a ver com microgerenciamento, e sim com uma visão macro e informada dos processos.

Nesse sentido, administradores devem se preocupar em recolher dados, sistematizá-los e interpretá-los. Desse modo, as decisões serão cada vez mais assertivas.

Em quais áreas a gestão administrativa escolar deve atuar?

Gestor, já vimos quais são as principais ações esperadas de um administrador escolar. Mas, de forma prática: em quais áreas a gestão administrativa escolar deve atuar? Confira a seguir.

• Gestão de pessoas: nesse âmbito da gestão, administradores devem planejar e coordenar atividades de formação de professores, programar novas contratações, entre outras atribuições.
• Gestão de infraestrutura e logística: esses são processos que envolvem ações como a supervisão de manutenções preventivas dos mais variados recursos e instalações da escola.
• Gestão financeira: o planejamento financeiro de cada ano letivo e o monitoramento de despesas mensais são algumas atividades que integram esse escopo da gestão.
• Gestão pedagógica: aqui, funções administrativas envolvem o planejamento curricular, análises de dados de desempenho acadêmico, coordenação de atividades extracurriculares etc.
• Gestão jurídica: inclui a adequação às leis e diretrizes nacionais, como a lei geral de proteção de dados, entre outras.
• Gestão de comunicação: vimos que a comunicação é base para qualquer administração eficiente. Aqui, gestores devem se preocupar em planejar e programar estratégias de comunicação para as famílias, comunidade escolar e para os processos internos.

Administrar é, portanto, olhar para o todo. É pesquisar para agir! Ao adotar essa perspectiva abrangente, o gestor administrativo pode tomar decisões embasadas, levando em conta o impacto em ampla escala.

Administrar significa, também, alinhar os esforços individuais com a diretriz traçada pelo plano político-pedagógico da escola.

O resultado é o estímulo à colaboração, que contribui para a construção de um processo de ensino e aprendizagem cada vez mais eficaz e integrado!

Gestor, esperamos que esse artigo tenha apoiado as suas reflexões sobre a gestão administrativa escolar. Confira também o post “O desafio da gestão escolar com excelência: como desenvolver”. Até a próxima!