Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente?

Gestor, no texto de hoje vamos apresentar dicas que vão te apoiar na execução de uma gestão financeira escolar eficiente. Vem com a gente!

Qual a principal função da gestão financeira escolar?

Administrar uma escola de maneira sustentável e que atenda seu objetivo primordial - a aprendizagem dos estudantes - passa por uma gestão de recursos financeiros saudável e eficiente.

A principal função da gestão financeira escolar é assegurar que a administração dos recursos seja realizada de modo a atender as necessidades da instituição, de acordo com os objetivos pedagógicos e estratégicos do negócio.

Ou seja, envolve os trâmites de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, investimentos e prestação de contas, por exemplo.

Além disso, existem também questões que implicam na satisfação dos serviços, visando melhorar o processo de ensino e aprendizagem, como a contratação de profissionais, o investimento em infraestrutura e tecnologias educacionais.

Como gerenciar os recursos financeiros da escola?

Cada instituição tem sua realidade e suas demandas, mas toda gestão financeira escolar deve considerar aspectos básicos para a administração dos recursos. Por isso, vamos listar os principais pontos a seguir, a fim de apoiar o seu gerenciamento. Confira:

1 - Planejamento financeiro estratégico

Esse é o primeiro passo na hora de colocar em prática uma gestão financeira escolar. É no planejamento estratégico que se organiza uma visão macro do orçamento da escola.

O planejamento se trata de “colocar na ponta do lápis” os recursos financeiros envolvidos nos objetivos traçados, nas priorizações, no controle de fluxo de caixa, com despesas e receitas, por exemplo.

O planejamento estratégico deve ser elaborado em uma planilha, com previsão anual, considerando as atividades programadas no cronograma - além das movimentações previstas de forma recorrente - mês a mês.

Assim, é possível prever os investimentos de acordo com o Projeto Político Pedagógico da instituição e adequar o cronograma à saúde financeira da escola.

2 - Mapeamento de gastos

Além do que está previsto no planejamento financeiro estratégico, é importante se ater a tudo que leve a uma despesa não planejada na rotina financeira de uma escola. Portanto, faça um mapeamento de situações que podem exigir um investimento financeiro de emergência.

Existe alguma questão de infraestrutura que não está sendo priorizada e pode gerar um custo alto lá na frente? Algum ponto de atenção relacionado ao cancelamento de matrículas ao longo do ano, por exemplo? Reajustes de valores dos fornecedores?

Após esse mapeamento, tente entender o que pode ser absorvido pelo planejamento financeiro, ou o que poderia ser resolvido com uma reserva financeira de emergência.

3 - Planeje uma reserva de emergência

A fim de zelar pela gestão financeira escolar eficiente, garanta que as contas permitam manter uma reserva de emergência. Como o próprio nome já diz, ela será usada em situações de urgência, que podem gerar despesas.

Dessa maneira, é possível assegurar que o orçamento da instituição não será afetado por situações que fogem ao controle de qualquer gestão financeira escolar.

4 - Reduza os custos

Que ações podem ser realizadas para a redução das despesas? Aqui vale pensar desde coisas pequenas, como evitar desperdício na rotina escolar, como negociar com fornecedores, por exemplo.

Na redução de custos, é fundamental olhar para desperdícios: sala dos professores vazia, com ar condicionado ligado durante o horário das aulas? Copos descartáveis para água e cafezinho disponíveis todos os dias?

Que tal investir em copos ou canecas reutilizáveis? Adicionar avisos para que desliguem luz e ar condicionado ao deixarem as salas também é uma medida simples e com bons resultados. O objetivo não é diminuir o conforto da equipe ou dos estudantes, e sim, mudar a mentalidade em pequenas ações que podem ser grandiosas no fim do mês.

Negociação com fornecedores também é uma estratégia valiosa. Procure as empresas que fornecem produtos e serviços para o dia a dia da escola e veja se é possível obter algum tipo de desconto, a fim de economizar.

5 - Controle a inadimplência

Para manter um controle de caixa saudável na escola, é indispensável que a inadimplência seja minimizada. Os motivos que levam à inadimplência são muitos e precisam ser tratados caso a caso. Em se tratando de contexto escolar, vale ressaltar que a situação de cada família deve ser analisada com sensibilidade e empatia.  

De qualquer forma, vale investir em prevenção, através de uma comunicação objetiva para que este problema seja evitado. Informe, logo no ato da matrícula, sobre as políticas de cobrança da instituição, isto é, os vencimentos e as consequências relativas ao não pagamento das mensalidades.

Dentro dessas consequências, é preciso deixar claro sobre as multas por atraso, juros e até mesmo situações mais extremas que podem levar a processos judiciais.

A oferta de descontos e possibilidade de negociação de dívidas também devem estar mapeadas na sua gestão financeira escolar, previstas no plano estratégico. Assim a escola incentiva o pagamento em dia e dá soluções com condições diferenciadas aos casos mais delicados.

6 - Controle o fluxo de caixa escolar

O controle de fluxo de caixa escolar é a administração das entradas e saídas do negócio. Na gestão financeira escolar, esse fluxo contempla a mensalidade dos estudantes, venda de materiais didáticos, receitas obtidas em eventos e atuação de investidores, nas entradas, por exemplo.

Já as saídas são representadas pelas despesas com equipe, materiais, infraestrutura, eventos, entre outros. É preciso que tudo isso esteja listado, com os devidos detalhamentos (data, descrição, valor, etc), em uma planilha.

Assim, a rotina financeira da escola estará sempre organizada e sob os olhos atentos da gestão, garantindo controle e previsibilidade.

7 - Eduque os colaboradores

A importância de instruir a equipe, passa pelo uso consciente dos recursos e a compreensão de que todos saem ganhando. Por isso, além da educação financeira que pode estar prevista no currículo dos estudantes, essa orientação à equipe também vai ser um diferencial na sua gestão.

Uma comunicação assertiva e acolhedora vai influenciar no clima escolar e potencializar o senso de colaboração da equipe. Esse investimento tem bons resultados não só na forma como todo o time lida com as questões financeiras, mas na convivência e atuação consciente no dia a dia de trabalho.

8 - Invista em tecnologia

Realizar uma gestão financeira escolar eficiente exige atenção, dedicação e formação da equipe envolvida. Para otimizar os processos, reduzir tempo e economizar dinheiro, use a tecnologia a seu favor!

Existem diversos sistemas, aplicativos e softwares de gestão financeira, específicos ou não para escolas, disponíveis no mercado. Eles vão fazer diferença na hora de automatizar tarefas, gerar relatórios, analisar dados e proteger as informações.

Faça um levantamento das demandas da rotina financeira escolar que consomem mais tempo de trabalho e busque alternativas de programas no mercado que possam solucioná-las.

Caso não encontre algo que se adeque 100% à sua realidade, não deixe de entrar em contato com as empresas desenvolvedoras. A tecnologia dos sistemas permite que muitos programas sejam personalizados para atender de forma mais satisfatória os usuários em suas diversas situações.

9 - Realize auditorias regulares

Um ponto bem importante na rotina financeira da instituição é assegurar que os recursos estejam sendo utilizados conforme o previsto no planejamento estratégico. Por isso, incluir auditorias no cronograma torna-se imprescindível. Afinal, além de garantir investimento adequado, a escola ainda evita fraudes e desperdícios.

10 - Organize o setor financeiro

O setor financeiro é quem vai ficar responsável por comandar as engrenagens de toda a gestão de recursos da escola. Grande parte das dicas que foram apontadas anteriormente será executada por esse setor. A gestão escolar estará caminhando junto, como apoio e acompanhamento de resultados.

Como organizar o setor financeiro de uma escola?

O setor financeiro de uma instituição de ensino precisa ser composto por pelo menos um profissional da área, que vai saber montar o plano estratégico, organizar fluxo de caixa e resolver burocracias sem grandes dificuldades. Para te apoiar na organização desse setor, selecionamos algumas dicas:

• Contrate um time profissional da área de ciências contábeis
• Defina, junto do profissional da área, quais serão os softwares e aplicativos utilizados para otimizar a rotina financeira
• Oriente a equipe do setor sobre suas responsabilidades dentro da gestão financeira escolar
• Estabeleça um padrão de organização para documentos, tanto os físicos quanto os digitais
• Estabeleça um cronograma de reuniões periódicas para uma avaliação financeira escolar

Gestor, ficou mais simples colocar em prática uma rotina financeira escolar eficiente com todas essas dicas, não é mesmo? Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil no seu planejamento financeiro. E se quiser mais informações dentro do tema de gestão e tecnologia, acesse nosso texto sobre “Sistemas de gestão escolar”. Até a próxima!