Como fazer um relatório de gestão escolar eficiente?

Hoje falaremos sobre a elaboração do relatório de gestão escolar, documento indispensável para tomadas de decisão cada vez mais assertivas. Veja a seguir:

Por que o relatório de gestão escolar é importante?

Gestores educacionais possuem diversas atribuições: desenhar planejamentos anuais, garantir a saúde financeira da instituição, avaliar o processo de ensino e aprendizagem, apoiar a formação da equipe docente, preservar um ambiente acolhedor para a comunidade escolar… e por aí vai!

As ações da gestão escolar impactam diretamente no desenvolvimento integral dos seus estudantes, objetivo fundamental de qualquer instituição escolar.

Sabemos que equilibrar todas essas demandas pode ser um grande desafio! Por isso, elaborar relatórios de gestão de forma periódica (a cada trimestre ou semestre) é imprescindível para que a equipe de gestão realize um bom trabalho.

O relatório de gestão escolar tem por função avaliar os processos pedagógicos e os fluxos administrativos da instituição.

A partir dele, gestores podem analisar se as tomadas de decisão têm impactado positivamente a rotina escolar, a formação dos estudantes e a manutenção da missão e valores da escola.

Relatório de gestão escolar: primeiros passos

Antes de trazer os pontos que um relatório de gestão escolar deve abordar, é importante entender como “preparar o terreno” para a elaboração desse documento.

Antes de tudo, a equipe de gestão deverá garantir a periodicidade dos registros sobre as mais diversas atividades da rotina escolar.

As planilhas que administram as finanças estão atualizadas? Os planos de aula estão documentados? Como a equipe de gestão sistematiza os registros de observação de processos cotidianos? Quais dados podem ser mais desafiadores de levantar?

Será que existem ferramentas ou plataformas que podem ajudar o processo? Os sistemas de gestão escolar, por exemplo, organizam os processos burocráticos da escola.

Esses são recursos que apoiam a visibilidade do fluxo de caixa, facilitam o pagamento das famílias, personalizam documentos, registram planos de aula ou diários de classe, tudo de forma online.

Já os learning analytics podem ser excelentes aliados na análise de dados de aprendizagem, a partir da interação de estudantes com plataformas educacionais.

Essa estratégia permite a identificação de lacunas na evolução das turmas, otimiza o tempo dos educadores e auxilia na personalização do ensino para cada estudante.

Ter acesso a dados de forma automatizada pode facilitar (e muito!) a construção de relatórios de gestão.

Portanto, não deixe de avaliar de que forma você irá mapear e compilar os principais dados para um relatório robusto e eficiente. Essa etapa prévia – e que deve ser contínua! – é fundamental.

Quais pontos um relatório de gestão escolar não pode deixar de abordar?

A avaliação e definição de métricas e metas para todas as áreas da escola é uma característica determinante de um bom relatório de gestão escolar.

Objetivos pedagógicos e administrativos definidos no planejamento ou relatórios prévios devem ser analisados e redefinidos, caso necessário.

Mas… o que é preciso mapear? Quais dados são indispensáveis em um relatório de gestão escolar? Confira:

A saúde financeira

O fluxo de caixa, ou seja, a entrada e a saída de dinheiro é um ponto de atenção em qualquer instituição privada.

É essencial que gestores tenham controle da gestão financeira, acompanhem a movimentação dos valores, as taxas de matrículas e transferências, a inadimplência, os investimentos em melhorias e as estratégias de captação de recursos.

Analisar e registrar dados financeiros de forma periódica garante a previsibilidade de gastos. É desse modo que a gestão garante tomadas de decisão assertivas referente a investimentos necessários.

Entre eles estão: a compra de materiais, o investimento em infraestrutura, a aplicação de metodologias pedagógicas inovadoras e a contratação de profissionais qualificados.

Um diagnóstico da infraestrutura

Existe alguma melhoria de infraestrutura importante para o próximo ciclo? Neste momento do relatório, vale avaliar se os materiais para os laboratórios de ciências e salas de arte estão estocados, se os bebedouros estão funcionando propriamente e se a manutenção dos banheiros, quadras e salas de aula estão em dia.

Não deixe de registrar as reclamações e apontamentos dos professores e estudantes, são eles que circulam pelo espaço de convívio escolar e podem reconhecer o que precisa de manutenção e melhoria.

O desenvolvimento dos estudantes

Esse é o ponto principal do relatório de gestão escolar. Ao longo do ano letivo, a coordenação pedagógica deve dar suporte para os educadores na elaboração de relatórios e registros periódicos da formação e aprendizagem dos estudantes.

A análise qualitativa do processo de ensino e aprendizagem é essencial para a construção de qualquer relatório de gestão escolar. Ao sistematizar e diagnosticar o desenvolvimento dos estudantes, professores e gestores terão melhores condições de:

• avaliar os procedimentos adotados;
• investigar os conhecimentos prévios consolidados;
• perceber avanços em relação aos objetivos pedagógicos;
• otimizar a comunicação com as famílias;
• entender de forma aprofundada o perfil das turmas;
• observar o comportamento socioemocional dos estudantes.

É através da observação cuidadosa desses pontos que será possível ajustar o planejamento pedagógico para um processo de ensino e aprendizagem cada vez mais efetivo!

A cultura e o clima organizacional

A escola é um espaço de relações, e um ambiente harmonioso determina a qualidade do ensino. Por isso, é essencial que um gestor seja capaz de perceber e interpretar o coletivo, os modos de ser e fazer da escola.

O relatório de gestão escolar deve buscar avaliar se:

• a equipe docente se sente ouvida e motivada pela formação continuada;
• as relações interpessoais de trabalho são saudáveis;
• as famílias estão satisfeitas e se participam ativamente da comunidade escolar;
• a equipe de gestão mantém a escuta ativa e as trocas constantes;
• a rotina e os processos educativos têm um impacto positivo nos estudantes;
• os fluxos de comunicação entre as equipes funcionam.

Independente do tipo de liderança executada pelo gestor, ele deverá orientar e influenciar positivamente os atores da comunidade escolar, garantindo um ambiente de trabalho e ensino acolhedor, dialógico e democrático.

Gestor, espero que esse conteúdo tenha apoiado na construção do seu relatório de gestão escolar. Confira também a nossa entrevista com a pedagoga Elaine Ruiz, onde conversamos sobre como desenvolver uma gestão escolar de excelência. Até a próxima!